Acest material este creat în baza Ghidului Întreprinderilor Mici din Moldova de către Alianța Întreprinderilor Mici și Mijlocii din Moldova(AIM). AGORA a decis să selecteze subiectele care te-ar putea intriga, iar informația să-ți fie prezentată într-un format comod.

Citește aici un alt material din serie: SRL, S.A, patentă sau întreprindere individuală? Care-i diferența și cum alegi statutul juridic de organizare pentru afacera ta (CARDURI)

Unde se înregistrează o firmă în Republica Moldova?

Atunci când intenționezi să deschizi un SRL-ul, trebuie să mergi la Agenția Servicii Publice (ASP) din Moldova. La ASP sunt înregistrați toţi agenții economici înființați în Republica Moldova (nu doar SRL-urile). Informații despre adresă, orele de lucru și datele de contact pot fi accesate vizitând site-ul web oficial al ASP.

Pentru a înregistra firma, va fi nevoie ca fondatorii sau reprezentantul/ reprezentanții fondatorilor, autorizați în mod corespunzător, să fie prezenți la ASP.

Cum alegi denumirea pentru firmă și specificarea activităților economice?

Ce conține o denumire?

Persoana juridică participă la raporturile juridice numai sub denumire proprie. Totodată, înregistrarea denumirii firmei nu creează o marcă comercială sau brand. Aceasta este doar o denumire pe care o alegeți pentru înființarea firmei.

SFAT: toate denumirile oficiale ale firmelor apar pe bonurile fiscale, iar uneori însoțesc denumirea comercială a firmei. De exemplu, puteți primi un bon fiscal pe care scrie o denumire comercială în partea de sus, dar „xyz SRL” în partea de jos.

Alegerea unei denumirii pentru SRL-ului tău

Înainte de a merge la ASP, tu și co-fondatorii tăi trebuie să pregătiți câteva denumiri pentru viitoarea firmă. Asta în cazul în care prima ta alegere a fost deja luată sau contravine, într-un fel sau altul, regulilor stabilite (denumirile care conțin cuvântul Moldova, Chișinău sau denumirea altor orașe sunt interzise). Se pot aplica și alte restricții – întrebați la înregistrare). De asemenea, puteți să rezervați o denumire pentru o viitoare firmă (fără a o fonda) pentru o perioadă de cel mult 6 luni.

Identificarea activităților economice

Suplimentar, atunci când te înregistrezi, trebuie să incluzi în documentele de fondare o listă a activităților economice pe care viitoarea ta firmă urmează să le desfășoare. Pentru a economisi timp, este important să le alegi înainte de a merge la ASP. Activitățile economice ale viitoarei firme trebuie selectate din clasificatorul oficial al activităților economice CAEM rev.2. Poți adăuga oricât de mult activități dorești, fără nicio restricție. Este mai bine să le adăugi atunci când înregistrezi firma, deoarece adăugarea lor ulterioară te va costa timp și taxe. Totodată, trebuie de menționat că companiile pot desfăşura orice activitate neinterzisă de lege, chiar dacă nu este prevăzută în statutul ei (în afară de genurile de activitate care cer obținerea unei licențe).

Clasificatorul oficial al activităților economice CAEM rev.2 poate fi accesat aici.

Cine va fi administratorul?

Identitatea unui administrator și care sunt sarcinile acestuia

Potrivit legislației naționale, administratorul firmei este o persoană desemnată să administreaze și reprezinte firma. Este important să înțelegi că acest rol este unul pe deplin birocratic și juridic – această persoană nu trebuie, de fapt, să administreze zilnic firma. Ce trebuie să facă este să gestioneze conformitatea acesteia zi de zi:❏ Să semneze în numele firmei toate contractele acesteia și rapoartele expediate autorităților publice;❏ Să asigure respectarea legislației de către SRL în orice moment (administratorul este cel care poartă răspundere penală în cazul în care firma încalcă legislația);❏ Să îndeplinească sarcinile stipulate în statut privind raportarea către fondatorii firmei și responsabilitatea pentru desfășurarea ședințelor oficiale.

Cine poate fi administrator?

În practică, administratorul unei întreprinderi mici este cel mai des unul dintre proprietari, dar nu întotdeauna. Administratorul viitoarei firme poate fi cetățean al Republicii Moldova sau cetăţean străin, fără antecedente penale. Aceștia trebuie să fie fizic prezenți în Moldova pentru a aplica semnătura și ștampila pe documentele corespunzătoare. Deși este o practică răspândită, administratorul nu este obligat să fie fondator al firmei.

Cum stabilești adresa juridică?

Adresa juridică este sediul unei firme, este inclusă în documentele de constituire ale firmei și este locul unde veți primi poșta și notificările juridice. Adresa poate fi:

❏ Un spațiu deținut de unul dintre fondatorii firme;

❏ Un spațiu închiriat de către fondatorii firmei (de exemplu, un birou);

❏ O adresă specială de înregistrare – puteți contracta o companie specializată care prestează servicii de furnizare de adrese juridice pentru înregistrările companiilor.

Fondatorii viitoarei firme trebuie să aibă un document care să confirme adresa juridică viitoarei firme. În cazul în care proprietarul spațiilor ești tu sau co-fondatorul tău va trebui să prezentați documentele de proprietate (de exemplu, contractul de vânzare). În cazul în care spațiile sunt închiriate, va trebui să prezentați contractul de închiriere. În continuare, în majoritatea cazurilor, este necesară o declarație scrisă din parte proprietarului în care acesta consimte înregistrarea unei firmei la adresa indicată. Acest document trebuie semnat de către proprietar și legalizat la notar.

Ce e asta capital social și cât de mare trebuie să fie?

Fiecare SRL are nevoie de un capital social care reprezintă banii fondatorilor investiți în firmă. Suma minimă necesară este de 1 leu, care reprezintă 100% proprietate asupra firmei (cazul minim 100 de bani = 100%). Proprietatea fondatorilor asupra firmei este determinată prin contribuția lor la acest capital social. Fiecare fondator trebuie să prezinte, integral, contribuția sa identificată în statut în termen de 6 luni de la data înregistrării firmei.

Capitalul social poate fi atât în bani, cât și în natură. Acestea fiind spuse, în practică nu există prea multe motive ca să aveți, la fondarea unei firme, un capital social mai mare decât valoarea minimă. Dacă există vreun motiv tehnic pentru ajustarea capitalului social (de exemplu, pot fi obţinute facilităţi fiscale prin importul de echipamente sau active în capitalul social), o puteți face ulterior. Consultă contabilul tău pentru mai multe Informații.

Ce acte trebuie să aduci?

Actele fondatorilor: Persoane fizice

❏ Acte de identificare ale fondatorilor firmei (pașaportul în cazul nerezidenților, cu ștampila de intrare pe teritoriul Republicii Moldova. Rezidenții străini trebuie să folosească permisul lor de ședere):❏ Acte de identificare ale viitorului administrator al firmei;❏ Procura pentru fondatorii care nu sunt prezenți fizic;❏ Declarația privind beneficiarul efectiv.

Actele fondatorilor: Persoane juridice

❏ Un extras din Registrul Comerţului din ţara de origine (care conține toate informațiile importante despre compania fondatoare);❏ Copiile actelor de constituire și ale statutului;❏ Un act ce reprezintă decizia firmei de a înființa un nou SRL în Republica Moldova, emis de o firmă fondatoare locală/străină. Acest act trebuie să conțină denumirea dorită, administratorul, activitățile economice, mărimea capitalului social și adresa juridică a viitoarei firme;❏ Declarația privind beneficiarul efectiv.

NOTĂ privind actele din străinătate: Toate actele necesare pentru înregistrarea unei firme în Moldova, obținute în afara Republicii Moldova, trebuie legalizate sau apostilate în mod corespunzător (sau legalizate de către Consulatul Republicii Moldova în cazul în care țara de origine care a emis actele nu este parte la

Convenția cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine. încheiată la Haga în 1961). Nu este necesară apostila pentru actele emise în țările CSI (Comunitatea Statelor Independente), Lituania, Letonia, Republica Cehă, Slovacia, Azerbaidjan, Turcia, Ungaria și România, cu care Moldova a semnat acorduri bilaterale. Documentele emise în limbi străine trebuie să fie traduse în limba română, iar semnătura traducătorului să fie legalizată în mod corespunzător de un notar din Republica Moldova.

Actele de constituire - în practică, ASP elaborează actele de constituire și o decizie a fondatorului într-un formular special, suplimentar la decizia furnizată de fondator (cu alte cuvinte, nu trebuie să le aduci).

Statutul unei firmei este principalul act de constituire a viitoarei firme. Există două opțiuni pentru elaborarea statutului:

❏ Utilizarea unui statut standard - ASP vă va oferi un statut standard de activitate. Dacă alegi această opțiune, va trebui doar să-l semnezi. O copie a statutului standard este disponibilă online aici.❏ Modificarea statutului standard - În cazul în care trebuie să introduceți anumite cerințe, dorințe speciale, va trebui să apelați la un avocat privat sau la o firmă de avocatură care să vă ajute la redactarea documentului. După care, documentul poate fi prezentat la ASP pentru aprobare.

Alte acte ar putea fi cele privind adresa juridică (menționate mai sus)

Perioada, costurile, taxele și ștampilele necesare pentru înregistrare

Pentru înregistrarea firmelor la ASP se percepe o taxă în jur de 1600 de lei (înregistrare standard în decursul a 24 de ore). ASP dispune și de servicii rapide de înregistrare a firmelor – în jur de 4 ore (aceeaşi zi).

Taxele pentru înregistrarea rapidă a firmelor sunt de 4 ori mai mari. În afară de costurile de înregistrare, solicitantul are opțiunea de a comanda o ștampilă, al cărei cost poate varia între 200 și 450 de lei. Dacă ai o ștampilă, va fi indicată în actele de constituire și va fi necesară la semnarea contractelor oficiale ale firmei etc.

NOTĂ: Se recomandă insistent ca la fondarea firmei tale să faci rost de o ștampilă. Deși toată această idee este arhaică și opțională în legislație, majoritatea firmelor și structurilor administrației publice nu respectă această prevedere și oricum solicită ștampile. Vă va fi mult mai ușor dacă aveți una. Informații detaliate despre costurile și taxele de înregistrare pot fi accesate vizitând pagina oficială a ASP.

Finalizarea înregistrării!

Când reveniți peste 24 (sau 4) ore după acte, firma ta este oficial înregistrată. La data înregistrării, fiecărei entități îi este atribuit un număr unic de identificare IDNO. IDNO este un cod numeric, format din 13 numere (pentru SRL-uri, uneori altfel în funcție de forma juridică). Acest cod este atribuit tuturor persoanelor juridice la înregistrarea la stat și este destinat identificării lor în cadrul sistemului informațional al Republicii Moldova.

Numărul de identificare (IDNO) este de asemenea considerat drept cod fiscal al entității economice.  După ce a fost înregistrată de Agenția Servicii Publice, noua entitate economică este înregistrată automat la autoritățile fiscale, statistice, de asigurare obligatorie de asistență medicală și de asigurare socială. Gata! SRL-ul tău este înregistrat oficial!

Felicitări - deschizi contului tău bancar

După ce ai documentele de înregistrare (și ștampila opțională) la mână, trebuie să mergi la bancă și să îți deschizi un cont bancar. Pentru a putea activa, firma trebuie să-și deschidă un cont la orice bancă comercială.

Procedura de deschidere a unui cont bancar este relativ simplă și are loc, de regulă, în decursul a 3 zile lucrătoare. Dacă va lucra cu clienți și prestatori locali, firma trebuie să deschidă un cont în lei (deoarece în Moldova sunt interzise plățile în valută străină între rezidenți). Dacă va lucra cu clienți și prestatori internaționali, firma poate deschide conturi în valută străină. După deschiderea contului bancar, fondatorul sau fondatorii trebuie să depună capitalul social.

Cum alegem banca potrivită? În prezent, în Moldova activează 11 bănci comerciale și anume: 

❏ BC „COMERŢBANK” S.A.❏ BC „VICTORIABANK” S.A. (creditor pentru afaceri mici)❏ BC „MOLDOVA - AGROINDBANK” S.A. (are cele mai multe filiale rurale și bancomate)❏ BC „Moldindconbank” S.A. (creditor pentru afaceri mici)❏ BC „EuroCreditBank” S.A.❏ „Banca de Finanţe şi Comerţ” S.A.❏ BC „ENERGBANK” S.A.❏ BC „ProCredit Bank” S.A. (are bancomate unde puteți depune numerarul companiei fără a sta în rând)❏ Banca Comercială Română Chişinău S.A. (nu acceptă fondatori americani – Legea conformității fiscale a conturilor străine (FATCA) ❏ BC „EXIMBANK” S.A.❏ BC Mobiasbanca - OTP Group S.A. (nu acceptă fondatori americani – Legea conformității fiscale a conturilor străine (FATCA).

Există mai multe modalități prin care să alegeți banca cea mai potrivită pentru tine. Se recomandă să discuți cu alți proprietari de afaceri despre experiențele lor și cu contabilul tău despre cele mai bune sisteme bancare online (ele pot să difere foarte mult de la o bancă la alta în cazul conturilor comerciale).

Gata! Acum ce fac?

Este important să reții că simplul fapt că ai înregistrat o firmă nu înseamnă că ești gata să realizezi o activitate antreprenorială. În funcție de sectorul tău, poți avea nevoie de o autorizație pentru a activa. În următorul material Licențierea și autorizarea explicăm detaliat acest proces.